É comum que as informações de um negócio estejam distribuídas em diversos arquivos, sistemas, e-mails, formulários, planilhas, entre outras formas de armazenamento. Para centralizar o conteúdo e possibilitar às empresas uma análise mais precisa, é essencial realizar a captura de dados.
A captura de dados é o processo que permite coletar as informações em seus diversos tipos. A fim de proporcionar que sejam verificadas e, posteriormente, utilizadas como vantagem competitiva.
Existem diversas formas de realizar a captura de dados, desde as mais demoradas até as automatizadas e que geram conhecimento em tempo real. A escolha depende do objetivo e da estrutura que a empresa possui.
Conheça, a seguir, os principais métodos de captura de dados e, ainda, a importância desse processo para o sucesso do seu negócio.
A captura de dados pode ser realizada de duas formas: manual e automatizada. Esta última, devido aos avanços tecnológicos, pode ser realizada ainda de várias outras maneiras. Abordaremos sobre cada uma delas, abaixo:
No processo manual de captura de dados, as informações são inseridas manualmente por um ou mais usuários. No caso, é preciso conferir todos os arquivos existentes e digitar na forma de texto ou imagem em um software específico – que irá centralizar o conteúdo.
Esse método demanda muito trabalho, consome tempo e, ainda, está suscetível a erros. Por este motivo, as empresas acham mais eficiente migrar para os métodos automatizados – que são mais eficientes e ágeis.
Porém, o formato manual não está totalmente extinto, visto que algumas organizações ainda têm dificuldades de acompanhar a tecnologia. Além disso, ele pode ser aplicado em processos específicos do negócio.
Esse método de captura de dados envolve o uso de tecnologias computadorizadas.
Geralmente, as empresas precisam realizar um investimento inicial alto ao adquirir as ferramentas necessárias para que o processo ocorra. Em contrapartida, isso reduz significativamente os custos operacionais, devido à baixa exigência de mão de obra qualificada – visto que o instrumento realiza a parte mais difícil do trabalho.
Hoje, há muitas técnicas e tecnologias que realizam a captura de dados de forma automática. Cada um com suas particularidades, como o tipo de dado que pode ser analisado ou sua fonte.
Confira as principais tecnologias disponíveis e como elas funcionam:
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
É utilizado para converter diferentes tipos de materiais, incluindo arquivos de imagem, PDF e documentos digitalizados. Com ele, é possível transformar todo o conteúdo em dados pesquisáveis e cabíveis de edição.
Reconhecimento inteligente de caracteres (ICR)
Essa tecnologia tem a capacidade de solucionar desafios mais sofisticados. Reconhece e captura caracteres manuscritos a partir de arquivos de imagens. Apesar de ser um trabalho mais complexo, consegue obter um nível de precisão de 50% a 70% – dependendo do estilo e da fonte utilizada.
Conforme aumenta o número de amostras processadas, o poder de precisão igualmente se eleva. E é por isso que esse método é considerado tão inteligente.
Leitura óptica de marcas (ORM)
A metodologia ORM é utilizada para facilitar e agilizar a captura de dados marcados pelos humanos. Tais como:
Após a digitalização dos documentos, o algoritmo detecta e reconhece as marcas manuscritas, diferenciando espaços marcados ou não. Com a automação, essas tarefas consideradas rotineiras são concluídas rapidamente, economizando tempo e recursos.
Captura de dados da web
Esse método permite capturar os dados existentes em formulários eletrônicos disponibilizados na Internet ou intranet. Ele pode ser utilizado para medir a satisfação dos funcionários, por exemplo, ou obter mais informações sobre os clientes.
Os documentos em papel podem ser facilmente danificados, bem como necessitam de amplo espaço para armazenamento – afinal, estamos na era do Big Data. Além disso, é difícil controlar quem tem acesso a eles e, assim, evitar que sumam.
Com a captura de dados, elimina-se o papel e, principalmente, esses problemas. As informações são digitalizadas e resguardadas, e seu acesso é gerenciado e limitado. Isso aumenta o grau de segurança das empresas.
Quando realizada de forma automatizada, a captura de dados leva à redução de erros e melhora na precisão.
Imagine que um cliente preenche um formulário, por exemplo, e uma pessoa precisa digitar essas informações no sistema. As chances de ocorrerem erros de digitação existem, podendo levar à inutilidade dos dados. Caso seja realizado de forma automática, isso não acontece. Ainda mais porque permite que seja feita a referência cruzada para validar os dados.
Esse benefício faz com que sejam reduzidos o tempo e os custos. Além disso, é possível melhorar o atendimento ao cliente. Afinal, é mais fácil oferecer um serviço de excelência quando as informações são precisas e, portanto, sabe-se o que os clientes necessitam.
Como dissemos, a captura de dados automatizada permite que esse processo seja realizado com mais eficiência e agilidade. Isso porque não requer o trabalho humano, mas sim a Inteligência Artificial.
Logo, é importante encontrar uma ferramenta analítica que realize a captura de dados de diferentes tipos e fontes. E, ainda, organize as informações de modo a serem facilmente acessados de qualquer dispositivo.
Com isso, a empresa como um todo ganha, pois permite executar análises precisas dos dados. Com eles em mãos, é possível:
Por todas as funcionalidades que as informações corporativas possuem, é essencial selecionar uma tecnologia que realize a captura de dados e os forneça com agilidade e segurança.
Entenda mais sobre esse tipo de serviço e aproveite todas as suas possibilidades!
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